Jak archiwizować dokumenty?

Każdy pracodawca wie, jak ważne jest archiwizowanie dokumentów. Nie chodzi tutaj jedynie o ład i porządek, ale o to, że odpowiednio zarchiwizowane dokumenty są łatwiejsze do późniejszego odszukania.

Najważniejsze jest to, że dokumentacja w każdej firmie powinna być przechowywana zgodnie z naszym polskim prawodawstwem. Odpowiednia archiwizacja w firmie zaczyna się już w miejscu, gdzie dokumenty są tworzone czy też najpierw docierają. Gromadzenie dokumentów w wielkim stosie na biurku niczemu nie służy. Trudno wówczas znaleźć to, czego potrzebujemy w danej chwili, a brak archiwizacji na bieżąco jedynie utrudnia pracę.

Warto zatem nauczyć się segregowania dokumentów, by nie mieć żadnych problemów z ich przechowywaniem i odszukiwaniem w razie potrzeby. Do archiwizacji dokumentów będziemy potrzebować segregatorów, kolorowych przekładek i przede wszystkim miejsca - półek, szafek, pudełek czy też osobnego pomieszczenia, jeśli takowe w firmie można wygospodarować.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie kolorowych teczek, dzięki czemu łatwiej jest później odszukać dokumenty. Można zastosować różne kolory dla różnych działów w firmie, kolorami można również oddzielić sprawy ważne, pilne, do załatwienia lub załatwione, a nawet jeden kolor zastosować dla najważniejszych klientów przedsiębiorstwa.

Wiele dokumentów w firmie powinna być przechowywana długoterminowo, a do tego celu należy zapewnić im odpowiednie warunki gwarantujące ich bezpieczeństwo, klimat, oświetlenie, segregację oraz wszelkiego rodzaju zabezpieczenia antywłamaniowe i przeciwpożarowe. Nie zapominajmy o tym, jak ważna jest ochrona danych osobowych, a tych nie brakuje w dokumentacji każdej firmy.

Po upływie wymaganego czasu przechowywania dokumentów powinny one ulec zniszczeniu. Wówczas należy zadbać o to, aby żadne dokumenty nie zostały po prostu wyrzucone do kosza na śmieci, skąd mógłby mieć do nich dostęp ktoś niepowołany.